La présente politique explique comment SubCollective INC. (« SubCollective », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans son application, son site Web et ses services connexes, notamment pour les Studios et les Instructeurs.
Elle est conçue en fonction de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et, lorsque applicable, de la législation fédérale canadienne.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels de SubCollective reçoit les demandes d’accès, de rectification, de portabilité, de retrait du consentement et les plaintes relatives à la confidentialité.
Courriel : support@subcollective.app
2. Renseignements que nous pouvons recueillir
Compte et identité : nom, prénom, courriel, numéro de téléphone, identifiants de compte, rôle, langue et paramètres.
Profil professionnel : photo, biographie, disciplines, expérience, disponibilités, préférences, zone de service et renseignements sur le Studio.
Certifications et documents : certifications, preuves de formation, permis, attestations, dates d’expiration et documents transmis volontairement.
Remplacements et candidatures : offres publiées, prix proposé, horaire, lieu, statut, candidatures, acceptations, refus, annulations, historique et communications opérationnelles.
Abonnement : type d’abonnement, état de l’essai, dates de facturation, identifiants Stripe et renseignements transactionnels nécessaires à la gestion de l’abonnement.
Données techniques : adresse IP, type d’appareil, système d’exploitation, version de l’application, identifiants techniques, jetons de notification, journaux de sécurité, erreurs et événements nécessaires au fonctionnement et à la protection du service.
Communications : messages envoyés au support, demandes, plaintes et informations transmises volontairement.
3. Paiement par carte et Stripe
Les paiements liés à l’abonnement Studio sont traités par Stripe. Dans le parcours de paiement actuellement utilisé par SubCollective, les données complètes de carte sont saisies et traitées directement par Stripe.
SubCollective ne reçoit jamais et ne conserve jamais le numéro complet de la carte bancaire ni le code de sécurité (CVC/CVV).
Stripe peut transmettre à SubCollective des informations transactionnelles limitées nécessaires à la gestion de l’abonnement, notamment un identifiant client ou de paiement, le statut du paiement, la marque de la carte, sa date d’expiration et ses quatre derniers chiffres.
4. Pourquoi nous utilisons ces renseignements
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels afin de :
- créer, authentifier et administrer les comptes;
- afficher les profils et permettre la mise en relation entre Studios et Instructeurs;
- publier, rechercher, attribuer et gérer les Remplacements;
- envoyer les notifications, rappels et communications de service;
- gérer les abonnements des Studios, la facturation et le soutien transactionnel;
- prévenir la fraude, les abus, la falsification, l’accès non autorisé et les incidents de sécurité;
- répondre au support, aux plaintes, aux demandes légales et aux différends;
- maintenir, diagnostiquer et améliorer la plateforme;
- respecter nos obligations légales, comptables, fiscales et réglementaires;
- produire des statistiques agrégées ou anonymisées conformément à la loi.
5. Consentement et choix
Lorsque la loi l’exige, nous obtenons un consentement valide, manifeste, libre et éclairé pour les fins présentées. Certains traitements sont nécessaires pour fournir le service demandé ou exécuter une entente.
L’Utilisateur peut retirer son consentement à un traitement facultatif, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Les notifications poussées peuvent être désactivées dans les réglages de l’appareil.
6. Visibilité et communication entre Utilisateurs
La plateforme permet aux Studios et aux Instructeurs de consulter certains renseignements nécessaires à la mise en relation. Selon l’étape du processus, un Studio peut voir notamment le nom, le profil, les disciplines, les disponibilités, la candidature et certains renseignements professionnels d’un Instructeur. Un Instructeur peut voir les renseignements relatifs au Studio et au Remplacement.
Nous cherchons à limiter la divulgation aux renseignements nécessaires. Les Utilisateurs ne doivent pas réutiliser les renseignements obtenus par la plateforme à des fins non autorisées.
SubCollective ne vend pas les renseignements personnels.
7. Prestataires et autres communications
Nous pouvons communiquer des renseignements à des fournisseurs qui nous aident à exploiter la plateforme, uniquement dans la mesure nécessaire et sous réserve des protections applicables. Ces fournisseurs peuvent notamment comprendre :
- Google Firebase et services connexes : authentification, base de données, hébergement, notifications, fonctions infonuagiques, sécurité et diagnostics;
- Stripe : abonnement, facturation et traitement des paiements des Studios;
- Apple : distribution de l’application, TestFlight et services liés à l’appareil;
- des fournisseurs de courriel, hébergement, soutien, journalisation ou sécurité;
- des conseillers juridiques, comptables, assureurs ou autorités lorsque la communication est permise ou exigée par la loi.
8. Traitement hors Québec et hors Canada
Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque la loi l’exige, SubCollective procède aux évaluations requises et met en place des mesures de protection appropriées avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.
9. Conservation et destruction
Nous conservons les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux fins décrites, au fonctionnement du compte, à la gestion des litiges, à la prévention de la fraude et au respect de nos obligations légales.
À titre général :
- les données de compte et de profil peuvent être conservées pendant la durée du compte puis jusqu’à 3 ans après sa fermeture lorsque cela est nécessaire;
- l’historique des Remplacements, candidatures, acceptations, annulations et plaintes peut être conservé jusqu’à 3 ans après la dernière activité pertinente;
- les documents comptables, factures et renseignements d’abonnement sont conservés pendant la durée exigée par les lois fiscales et comptables applicables;
- les journaux techniques, de connexion et de sécurité sont généralement conservés jusqu’à 12 mois, sauf incident ou enquête;
- les documents de certification peuvent être conservés pendant leur utilisation active puis pendant une période raisonnable lorsqu’une conservation est nécessaire à un différend, un signalement ou une obligation légale.
À l’échéance, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables.
10. Mesures de sécurité
Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnées à la sensibilité, à la finalité, à la quantité et au support des renseignements. Elles peuvent inclure le contrôle des accès, l’authentification, le chiffrement en transit, la journalisation, les sauvegardes, la gestion des droits et la sélection de fournisseurs reconnus.
Aucun système n’est totalement sécurisé. L’Utilisateur doit protéger ses identifiants et nous aviser rapidement d’un accès suspect.
11. Incidents de confidentialité
En cas d’incident impliquant des renseignements personnels, nous prenons les mesures raisonnables pour réduire les risques, prévenir une récidive, documenter l’incident et, lorsque la loi l’exige, aviser la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées.
12. Exactitude et décisions automatisées
Les Utilisateurs doivent maintenir leurs renseignements à jour. SubCollective peut utiliser des règles de tri, filtres ou recommandations pour présenter des Remplacements ou profils pertinents.
À la date de cette politique, SubCollective n’entend pas prendre de décisions produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne en se fondant exclusivement sur un traitement automatisé.
13. Vos droits
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, une personne peut notamment demander :
- de savoir si nous détenons des renseignements personnels à son sujet;
- d’accéder à ses renseignements et d’en obtenir copie;
- de corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- de retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci;
- de faire cesser la diffusion ou désindexer certains renseignements dans les circonstances prévues par la loi;
- d’obtenir certains renseignements informatisés recueillis auprès d’elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s’applique;
- de supprimer son compte et les renseignements qui ne doivent plus être conservés.
Les demandes doivent être envoyées à support@subcollective.app. Nous pouvons vérifier l’identité du demandeur et répondrons dans les délais prévus par la loi.
14. Suppression du compte
La suppression du compte peut être initiée depuis l’application lorsqu’une telle fonctionnalité est offerte, ou en communiquant avec le support. Certaines données peuvent être conservées malgré la suppression lorsqu’elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale, à la facturation, à la sécurité, à la prévention de la fraude ou à l’établissement ou la défense de droits.
15. Mineurs
La plateforme s’adresse aux personnes de 18 ans ou plus et n’est pas destinée aux enfants. Nous ne cherchons pas sciemment à recueillir des renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans.
16. Sites et services de tiers
La plateforme peut contenir des liens ou utiliser des services de tiers. Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques. SubCollective n’est pas responsable des pratiques de confidentialité d’un tiers indépendant.
17. Modifications de la politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l’évolution des services, de nos pratiques ou des lois. La version mise à jour indiquera sa date de dernière mise à jour. Un avis approprié et, lorsque requis, un nouveau consentement seront demandés en cas de modification importante.
18. Plaintes et recours
Une plainte peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels à support@subcollective.app. Nous examinerons la plainte de façon diligente et impartiale.
Une personne peut également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec ou, lorsque la législation fédérale s’applique, avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
19. Coordonnées
SubCollective
Entité juridique : SubCollective INC.
Montréal, Canada
Courriel : support@subcollective.app